会議の議事録を作成する際に、メモが追いつかないと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。そこで、議事録のメモを効率よく取るための5つのヒントをご紹介します。これらの方法を実践することで、メモ取りがスムーズになり、議事録作成も楽になります。ぜひ参考にしてみてください。
議事録の重要性 議事録は「情報共有」と「責任の明確化」を目的としています。会議で決定された事項や課題を共有することで、組織内の行動計画が明確になり、業務の効率化が図れます。また、議事録は発言記録や合意形成の証拠としても機能し、トラブル発生時の解決にも役立ちます。
効率的にメモを取るための6つのコツ 会議中のメモを効率的に取るための6つのコツをご紹介します。これらのコツを実践することで、議事録作成がスムーズになります。
- 事前準備を怠らない 会議前に内容を確認しておくことが重要です。目的やゴール、議論の内容を把握し、アジェンダに目を通しましょう。専門用語も事前に調べておくと、会議中の理解が深まります。
- すべてをメモしない 全ての発言をメモするのではなく、重要な項目に絞りましょう。事前に内容を把握しておくことで、メモするべき項目を明確にできます。
- 重要な数値は確実にメモ 日時や数値など、業務に直結する数字は確実にメモしましょう。ミスを防ぐためにも、これらの数字は正確に記録します。
- 略語や記号を活用 略語や記号を使うことで、メモのスピードを上げましょう。自分が理解できる範囲で簡略化し、重要な発言にはマークを付けるなど工夫します。
- 聞き取れなかった部分もメモ 聞き取れなかった部分もメモしておき、後で確認できるようにします。オンライン会議の場合、音声の不具合が発生することもあるため、これが特に重要です。
- 重要項目を意識する 会議中にすべてをメモするのは難しいため、あらかじめ重要なポイントを押さえておきましょう。資料に記載された情報は省き、決定事項や懸念事項を中心にメモします。
ツールやアプリの活用 メモ取りが難しい場合は、ツールやアプリを活用しましょう。
録音ツール ICレコーダーやボイスメモアプリを使って、会議中の音声を録音します。これにより、後で重要な部分を確認でき、メモが追いつかない場合も安心です。
議事録作成ツール AIが音声を自動で文字起こしするツールを活用することで、リアルタイムでメモを取りやすくなります。AIGIJIROKUなどのツールは、ブックマーク機能も搭載されており、重要な発言を簡単に振り返ることができます。
議事録作成の注意点 メモを議事録に起こす際には、以下の点に注意しましょう。
フォーマットの活用 議事録のフォーマットを用意することで、項目の漏れを防ぎ、効率よく作成できます。社内で決められた書式を利用するか、無料のテンプレートを活用しましょう。
情報の取捨選択 議題から外れた発言や決定内容に関わらない情報は省き、重要な点のみを記載します。
結論を明確にする 議事録は結論を明確にし、分かりやすくまとめることが重要です。「結論→経緯や理由」の順に記載し、箇条書きを活用します。
敬称の使用 敬称は基本的に不要ですが、冒頭に「（敬称略）」と明記します。会社や部署のルールに従い、不安な場合は上司に確認を取ると良いでしょう。
24時間以内の共有 議事録は会議終了後、24時間以内に作成・共有することが望ましいです。記憶が新しいうちに作成することで、正確な情報を提供できます。
まとめ 効率的にメモを取るためのコツを解説しました。これらの方法を実践することで、議事録作成がスムーズになります。ツールの活用も検討し、業務の効率化を図りましょう。
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